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FAQ per la preparazione di Proposte

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Inserimento della proposta
Come ci si registra sul Participant Portal?
L’accesso al portale web della Commissione, il Participant Portal, avviene tramite un apposito account che va creato a questa pagina.
A ciascun utente sono assegnati username e password che consentono di accedere ai servizi della Commissione, tra cui la sottomissione di un proposal e la negoziazione di un GA.

Form A

Nel Form A viene richiesto il codice PIC, in cosa consiste? L’INFN ne ha uno?
Il PIC INFN è: 999992789

Cosa rispondere nel Form A al punto in cui viene richiesto di specificare se “Academic sector”?
L’INFN rientra nella definizione di “academic”.

Nel Form A vengono richiesti i riferimenti di un “Contact Person”, chi indicare?
Il responsabile del proposal può decidere di delegare parte dell’inserimento della proposta ad una o più persone di contatto.  A ciascuna di queste è possibile attribuire il diritto di accesso pieno oppure in sola lettura.

Nel Form A viene chiesto se il beneficiario è tenuto al controllo sulla capacità finanziaria, cosa rispondere?
L’INFN rientra nell’opzione 2 “is exempt from the financial capacity check being a public body”.


Form B

Nel Form B viene chiesto a quali altri progetti di formazione e ricerca il beneficiario ha partecipato in passato, esiste un elenco per l’INFN?
L’elenco aggiornato dei finanziamenti, suddiviso fra progetti conclusi ed in corso, è disponibile nella pagina dedicata sul sito della Divisione Fondi Esterni nazionale.

Nel Part B viene chiesto di descrivere lo stato delle infrastrutture del beneficiario, cosa rispondere?
La Sezione INFN di Padova ha la sua sede presso il Dipartimento di Fisica e Astronomia dell’Università degli Studi di Padova. I rapporti fra i due enti sono regolati da un’apposita convenzione e la Sezione partecipa ai costi di gestione delle strutture. Tutti gli edifici appartengono all’Università, mentre alcune infrastrutture di ricerca sono di proprietà dell’INFN. E’ opportuno fare riferimento anche ai Laboratori Nazionali di Legnaro, qualora vi si svolga parte delle attività del Progetto.

Esame delle proposte

La Commissione Ue può operare tagli al budget proposto?
Qualora la proposta di un progetto ottenga una valutazione positiva da parte della Commissione ed il proponente riceva l’invito alla preparazione del GA, verrà richiesto di inserire nel contratto le stesse informazioni relative al budget contenute nel proposal. E’ possibile però che nel report di valutazione gli esperti della Commissione identifichino qualche dettaglio da correggere.


Collaborazione

Esistono altre forme di partecipazione oltre all’accesso al contratto come beneficiario?
Normalmente è previsto che i beneficiari dispongano da sé delle risorse tecniche e finanziarie necessarie allo svolgimento delle attività. Tuttavia la Commissione prevede alcune tipologie di soggetti terzi, la cui partecipazione dev’essere prevista nell’Annex 1:
– terze parti che mettono a disposizione risorse a titolo oneroso (art.11 del GA);
– terze parti che mettono a disposizione risorse a titolo gratuito (art.12 del GA);
– subcontraenti (art.13 del GA);
– terze parti legate al beneficiario che svolgono parte dell’attività (art.14 del GA);
– terze parti a cui è destinato supporto finanziario (art.15 del GA).
Subcontraenti e terze parti non firmano il contratto con la Commissione e la responsabilità della realizzazione degli obiettivi previsti nel GA rimane principalmente a carico del beneficiario.
In particolare, nei progetti ITN si distingue tra beneficiari ed organizzazioni partner.
Il beneficiario è un’organizzazione che partecipa pienamente al network e sottoscrive il contratto con la Commissione Ue. Contribuisce direttamente all’implementazione delle attività previste ed è responsabile nei confronti del consorzio della realizzazione degli obiettivi che gli sono affidati.
Un’organizzazione che partecipa come partner, invece, non firma il Grant Agreement e pertanto non è responsabile nei confronti della Commissione per la realizzazione del progetto. Il suo impegno effettivo dovrebbe essere pertanto dimostrato con una letter of committment ed il suo ruolo descritto chiaramente nell’Annex 1. Le organizzazioni partner non possono rendicontare alla Commissione costi sostenuti per il progetto.

Qual è il ruolo del coordinatore in un progetto?
Il coordinatore è il beneficiario che si fa carico della presentazione della proposta progettuale.
E’ l’unico  riferimento per la Commissione Ue, di fronte alla quale rappresenta l’intero consorzio, e funge da intermediario fra la Commissione e i vari partner.

Che cos’è il Consortium Agreement? E’ obbligatorio?
Il Consortium Agreement è un accordo fra i partecipanti ad uno stesso progetto, che ne regola i rapporti e le eventuali questioni che possono emergere nel corso della realizzazione del progetto.  
La Commissione non è coinvolta in questo accordo, il cui contenuto deve comunque rispettare quanto previsto dal Grant Agreement ed, in generale, dalla normativa Ue.
Il Consortium Agreement è un documento obbligatorio per tutti i progetti, a meno che non sia diversamente previsto nel Work Programme o nella call, ed andrebbe discusso tra i partner già prima dell’approvazione della proposta, soprattutto se fra questi vi sono soggetti privati. Non esiste una scadenza specifica per la sottoscrizione del documento, ma viene fortemente raccomandato che questa avvenga prima della firma del GA con la Commissione. Per H2020 è stato realizzato un modello di riferimento per il CA, che tuttavia non è obbligatorio, denominato DESCA e disponibile qui.

Cos’è la Letter of Commitment? Quando è necessaria?
Si tratta di una dichiarazione con cui l’istituzione si assume l’impegno, in caso di esito favorevole ed approvazione del progetto, di mettere a disposizione le risorse necessarie alla realizzazione dello stesso.
Non sempre la lettera è obbligatoria, ma vanno verificate le regole di partecipazione di la ciascuna call (lo è, per esempio, per le partner organization nelle azioni MSCA).

Che cos’è una JRU?
Una Joint Research Unit è un’organizzazione di più unità di ricerca, in cui il personale e le risorse dei singoli membri vengono condivisi per il beneficio di tutti.
Pur essendo priva di entità legale, la JRU esiste fisicamente, con locali, attrezzature e risorse proprie, distinte da quelle delle singole unità di ricerca che vi partecipano. Affinché possa considerarsi tale la JRU deve essere identificata dalla normativa nazionale.

Interazione con INFN

E’ prevista una scadenza per l’invio della proposta alla Direzione e all’Amministrazione?
Si’, il Servizio Fondi Esterni comunica tramite il sito della Sezione e le scadenze per ricevere copia della proposta e si occupa di inoltrarle a Direzione e Amministrazione.
Chiunque sia interessato a presentare una proposta per conto dell’INFN è invitato informare il Servizio Fond iEsterni della Sezione con almeno tre mesi di anticipo rispetto alla scadenza del bando.
Per la verifica della parte finanziaria, invece, il proponente è invitato a contattare il Servizio Amministrazione almeno un mese prima della scadenza.

E’ possibile prendere visione di proposte di successo presentate dalla Sezione?
E’ possibile, tramite il Servizio Fondi Esterni, mettersi in contatto con altri proponenti che hanno presentato progetti analoghi al proprio. Per accedere alla relativa documentazione è necessario però ottenere il consenso del proponente.

Come è possibile accedere ai fondi necessari per lo svolgimento delle attività del progetto?
Successivamente alla sottoscrizione del GA è possibile richiedere all’Istituto l’anticipazione alle strutture dell’importo previsto come contributo europeo al progetto. L’INFN mette a disposizione, di norma, i fondi necessari a copertura dei seguenti costi per le attività del progetto: trasferte, inviti di personale ospite, materiale di consumo e servizi, beni durevoli (comunque sconsigliati), certificazione audit (se necessaria), nuovi contratti di lavoro o d’opera a tempo determinato. I fondi per nuovi contratti e per la certificazione audit vengono stanziati presso il bilancio dell’Amministrazione Centrale.

Budget Progetto

Sono ammessi gli spostamenti di budget tra beneficiari o tra categorie di costo?
I trasferimenti di budget tra beneficiari e/o categorie di costo sono ammessi senza che ci sia la necessità di richiedere un amendment al GA, purché la Commissione sia tenuta informata e l’attività venga comunque realizzata come previsto nell’Annex 1.

In cosa consiste l’overhead?
L’overhead o costi indiretti di un progetto è un importo forfettario determinato sulla base dei costi diretti a copertura delle spese legate all’operatività generale dei beneficiari. Vi rientrano tutti quei costi che non possono essere attribuiti direttamente al progetto, ma vengono comunque sostenuti in relazione ai costi diretti (ad es. spese postali, acquisto di materiale d’ufficio, utenze ecc.).
Per i finanziamenti nell’ambito di H2020 corrisponde al 25% del totale dei costi diretti, esclusi i subcontratti.
La quota di overhead viene di norma parzialmente trattenuta dall’Istituto, a copertura degli oneri di carattere generale.

In cosa consiste la certificazione audit?
La certificazione audit è un obbligo contrattuale necessario per le richieste di contributo.
Per i finanziamenti H2020, la soglia per la certificazione audit corrisponde a 325.000 Euro di costi diretti (overhead escluso) dichiarati complessivamente in tutto il progetto. Di conseguenza è necessario presentare il certificato solo con il report finanziario finale.
Il costo del certificato, rilasciato da un revisore esterno, deve essere stimato durante la stesura del progetto ed incluso nei costi di management. L’importo del compenso non potrà superare l’1% del contributo Ue richiesto nell’ambito della certificazione, inclusi gli oneri di legge.

Personale

Com’è possibile ottenere una stima del costo del personale?
E’ possibile realizzare una stima del costo del personale utilizzando le informazioni presenti nella relatva pagina. Per la preparazione del budget definitivo contattare il Servizio Amministrazione.

E’ possibile inserire nel progetto personale universitario associato all’INFN?
Il personale universitario associato può fare parte dello staff INFN, a meno che l’Università stessa non partecipi al progetto come beneficiario. La lista del personale associato deve essere riportata nell’Annex 1 ed il costo delle missioni per lo svolgimento delle attività del progetto potrà essere caricato sui fondi del Grant Agreement. Non è invece possibile rendicontare l’impegno temporale degli associati come costo del personale.

Quali sono le tipologie contrattuali che è possibile attivare sui fondi del progetto?
Le tipologie contrattuali che rispondono ai requisiti di eleggibilità della Commissione per H2020 sono solo i contratti di lavoro a tempo determinato (attualmente art.20 e 36). Per gli Early Stage Researcher assunti nei progetti ETN, l’ammontare del compenso è stabilito nel bando e il contratto deve essere di tipo Art. 20 o Art. 36.  Il personale a tempo determinato assunto sui fondi del Grant Agreement dovrà essere dedicato al 100% alle attività del progetto.
In particolare, per le azioni MSCA è previsto che gli Early Stage Researchers e gli Experienced Researchers vengano assunti con contratto di lavoro a tempo determinato, attualmente art.20 e 36.
Gli assegni di ricerca sono ammessi, ma con particolari raccomandazioni per il reclutamento e la gestione.

Chi è tenuto alla presentazione del timesheet?
La linee guida per Horizon2020 prevedono che sia tenuto alla compilazione del timesheet solo il personale che partecipa alle attività per una percentuale del proprio tempo produttivo inferiore al 100%.  Il personale dedicato esclusivamente alle attività del progetto dovrà invece firmare un’apposita dichiarazione in cui conferma di essersi dedicato interamente alle attività del GA nel periodo di riferimento.

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